Ny bestyrelsesoversigt
Hvornår skal der indsendes en ny bestyrelsesoversigt?
Der skal indsendes en ny bestyrelsesoversigt, når der sker ændringer i fondens bestyrelse eller i oplysningerne om et bestyrelsesmedlem.
Det gælder blandt andet ved:
- Ind- eller udtrædelse af et bestyrelsesmedlem.
- Ændringer i oplysninger om et bestyrelsesmedlem, fx:
- Navn
- Bopælsadresse
- E-mailadresse
Informér den øvrige bestyrelse
Forvaltningsinstituttet anvender Visma Creditro til håndtering af kundekendskabsprocessen.
Når du indsender en opdateret bestyrelsesoversigt, anbefaler vi derfor, at du orienterer den øvrige bestyrelse om, at de kan forvente at modtage en e-mail fra Visma Creditro.
Du kan hente inspiration til en orienteringsmail i bestyrelsesblanketten under “Orienteringsmail til bestyrelsen”.
Hvad sker der, når du har indsendt en opdateret bestyrelsesoversigt?
Når vi har modtaget bestyrelsesoversigten:
- Forvaltningsinstituttet gennemgår de indsendte oplysninger.
- Bestyrelsesmedlemmerne modtager en e-mail fra Visma Creditro.
- Bestyrelsesmedlemmerne bliver bedt om at bekræfte deres oplysninger med MitID.
Processen er en del af de lovpligtige kundekendskabsprocedurer.
Hvorfor er en opdateret bestyrelsesoversigt vigtig?
Det er vigtigt, at fondens bestyrelsesoversigt altid er opdateret og indeholder korrekte oplysninger om de aktuelle bestyrelsesmedlemmer. En opdateret bestyrelsesoversigt er med til at sikre, at fonden lever op til gældende regler og krav, herunder:
- Forebyggelse af hvidvask og terrorfinansiering
- Databeskyttelsesreglerne (GDPR)
- Registrering og opdatering af reelle ejere på Virk.dk
- Korrekt angivelse af bestyrelsesmedlemmer i årsregnskabet
- Fremsendelse af årsregnskab og øvrig vigtig kommunikation til de rette personer
Manglende eller forældede oplysninger kan medføre unødige forsinkelser, fejlregistreringer og øget administrativ risiko for fonden.